CANAL DE DENUNCIAS

En cumplimiento con la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley”), ACUÑA Y FOMBONA, S.A. (en adelante, “ACUÑA Y FOMBONA”) ha puesto en marcha un Canal de Denuncias gestionado externamente, de conformidad con el artículo 6 de la Ley, por RCD (en adelante, el “Encargado del Tratamiento”). El Encargado del Tratamiento realizará la gestión en pleno respeto tanto de la confidencialidad de la información como de la protección de datos de los sujetos que intervengan en dichas comunicaciones.

A lo largo de la comunicación, la persona que inicia el procedimiento en el canal de denuncias será denominada como “Denunciante” o “Informador” indistintamente.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El Encargado del Tratamiento deberá cumplir en todo momento con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”). Con ello, el Denunciante podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión u oposición en cualquier momento y en la manera que se indica en el siguiente enlace. De igual forma, y conforme al artículo 32 de la Ley, en ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de la denuncia, procediéndose a su inmediata supresión.

Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley. Si la información recibida contuviera datos personales incluido dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento del mismo.

COMO SE PUEDE INFORMAR

De conformidad con el artículo 5 la Ley, se ha puesto a disposición de los legitimados para informar, CUATRO sistemas de denuncia disponibles a través del siguiente enlace.

- Por escrito:

• FORMULARIO TOTALMENTE ANÓNIMO: En este caso, solamente se tratarán los datos del presunto infractor garantizando una estricta confidencialidad del Denunciante. Al no registrar los datos del Informador, el Encargado del Tratamiento no podrá comunicarle una respuesta de los hechos acaecidos. Los datos serán tratados exclusivamente por el Encargado del Tratamiento.
• FORMULARIO CON LOS DATOS DEL INFORMANTE: En este caso, se tratarán tanto los datos del Denunciante como del presunto infractor. Estos datos serán tratados exclusivamente por el Encargado del Tratamiento con el objetivo de analizar la denuncia y solventar el problema. Los datos del Informador NUNCA serán revelados salvo que, conforme al artículo 9 de la Ley, deban ser comunicados al Ministerio Fiscal.

- De manera oral:

• MEDIANTE UN SISTEMA DE GRABACIÓN DE VOZ: Se pondrá a disposición del Informante la opción de realizar una denuncia mediante un sistema de grabación de voz. En todo caso, la conversación SIEMPRE SERA GUARDADA conforme al criterio de protección de datos y política de privacidad expuesta, y por lo tanto a disposición del Denunciante siempre que la requiera. Previo a la grabación, el Informante debería haber leído la información legal que el Encargado del Tratamiento le brinda. El Denunciante deberá prestar su consentimiento para que el Encargado del Tratamiento pueda documentar dicha información bien (i) a través de una grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible o (ii) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable.
• MEDIANTE UNA ENTREVISTA: A través del enlace facilitado, se podrá agendar una entrevista presencial u online (a través de la plataforma Microsoft Teams). Esta reunión se realizará en el plazo máximo de siete días. De igual manera, el Encargado del Tratamiento procederá a GRABAR DICHA ENTREVISTA y quedará a disposición del Denunciante. En todo caso, para poder utilizar este sistema, se deberá tratar los datos bien de un número de teléfono o bien de un correo electrónico para poder enviar el enlace a la reunión.

QUE SE PUEDE INFORMAR

Con el objetivo de crear un proyecto colaborativo común y mejorar la calidad laboral de la empresa, desde la estricta confidencialidad y sin ánimo de perjudicar a ningún miembro de la organización, de conformidad con el artículo 2 de la Ley, serán objeto de información todas aquellas acciones u omisiones que:

• (a) Puedan ser constitutivas de cualquier infracción recogida en el Código Penal.
• (b) Puedan ser constitutivas de infracciones del derecho de la Unión Europea.
• (c) Supongan una infracción del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.

QUIEN PUEDE INFORMAR

A través del Canal de Denuncias, podrán ser Informantes y, por lo tanto, poner en conocimiento a la organización de cualquiera de las acciones u omisiones delictivas del apartado anterior:

• (a) Trabajadores de ACUÑA Y FOMBONA de cualquier rango dentro de la empresa.
• (b) Extrabajadores, voluntarios, becarios, empleados en periodos de formación (hayan percibido remuneración o no). Incluso con futuros trabajadores, que hayan sido seleccionados, pero todavía no han comenzado a trabajar.
• (c) Representantes legales de los trabajadores.
• (d) Personas físicas que estén relacionados con ACUÑA Y FOMBONA y que puedan sufrir represalias (i.e. compañeros o familiares del informante)
• (e) Personas jurídicas que trabajen con ACUÑA Y FOMBONA o mantengan cualquier tipo de relación laboral significativa.

PROCEDIMIENTO Y PLAZOS

1. Recepción de la denuncia por cualquiera de los medios anteriormente mencionados.
2. El Encargado del Tratamiento comunicará al informante del inicio el procedimiento mediante un acuse de recibo como máximo, a los siete días naturales de la recepción de la denuncia.
3. Registro de la denuncia y determinación de un plazo máximo que no podrá ser superior a tres meses desde la recepción de la comunicación. En este momento se asignará un código de identificación para poder hacer un seguimiento de la denuncia. Todas las comunicaciones recibidas se registrarán en una base de datos y, en todo momento, se informará de ello al Denunciante a través de un acuse de recibo en un plazo no superior a cinco días hábiles desde la recepción de la información a valorar.
4. Valoración de las pruebas en un plazo no superior a diez días desde la fecha de entrada en el registro de la información.
   1. NO APTO
      1. Cuando los hechos carezcan de verosimilitud.
      2. Cuando los hechos no sean constitutivos de una infracción del ordenamiento jurídico.
      3. Cuando carezca de fundamento o habiéndose obtenido mediante la comisión de un delito (en este caso se remitirá al Ministerio Fiscal).
      4. Cuando la comunicación no contenga información nueva o significativa.
   2. APTO: Se elaborará un informe y se comunicará al Denunciante dentro de los cinco días hábiles salvo que se haya tratado de una comunicación anónima.
      1. Inadmisión: Archivo del expediente y comunicación al informante.
      2. Admisión: se comunicará a ACUÑA Y FOMBONA de la denuncia presentada quien valorará los hechos y las pruebas y propondrá resolución al conflicto.

En el caso de que el Encargado del Tratamiento considere que los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, podrá remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato o bien, en caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá directamente a la Fiscalía Europea.

Muchas gracias por su colaboración.

Fdo. La Dirección de la Empresa.